SISTEM PEMANDU KEPUTUSAN

SISTEM PEMANDU KEPUTUSAN

                Manajemen perusahaan banyak membuat keputusan. Keputusan terdiri atas keputusan terstruktur, keputusan semi-terstruktur, dan keputusan tidak terstruktur. Untuk memebuat keputusan-keputusan tersebut diperlukan informasi. Informasi tersebut dihasilkan oleh berbagai sistem informasi, terutama sistem informasi jenis sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen.

                Akan tetapi, meskipun informasi sudah tersedia, keputusan yang diambil oleh manajemen belum tentu benar atau berhasil. Untuk itu, diperlukan suatu cara untuk mengurangi kesalahan dalam pembuatan keputusan. Cara itu adalah dengan sebuah sistem yang akan memandu para pembuat keputusan dengan berbagai langkah yang diperlukan dalam pembuat keputusan. Sistem ini disebut dengan sistem pemandu keputusan (SPK). Dalam bahasa Inggris, sistem ini dikenal dengan nama Decision Support System (DSS).

A.      Pengertian Sistem Pemandu Keputusan (SPK)

                Sistem Pemandu Keputusan (SPK) adalah sebuah sistem yang memandu pembuat keputusan. Sistem ini akan mendasarkan proses pembuatan keputusan kepada aturan yang ditetapkan oleh para perancang sistem. Sistem juga akan mendasarkan prosesnya kepada basis data yang ada di dalam perusahaan.

                Menurut McLeod dan Schell, SPK memiliki komponen berikut ini:

·         Suatu masalah dapat bervariasi struktur jalan keluarnya, ada yang terstruktur dan ada yang tidak terstruktur.

·         Proses pemecahan maslah terdiri atas empat langkah, yaitu: standar, informasi, batasan, dan alternatif jalan keluar.

·         Pada awalnya, SPK banyak mengandalkan berbagai laporan dan model matematis.

·         SPK dapat digunakan oleh seorang pembuat keputusan.

B.      MODEL

a.       Model fisik adalah gambaran berbentuk tiga dimensi yang menyamai objek aslinya, hanya saja ukurannya lebih kecil dari objek aslinya.

b.      Model naratif adalah gambaran suatu objek yang dirancang dalam bentuk uraian kata-kata.

c.       Model grafis adalah gambaran suatu objek yang berbentuk gambar, lambang, atau grafik.

d.      Model matematis adalah gambaran suatu objek yang berbentuk matematis.

Manfaat Model

·         Mempermudah pemahaman. Apabila sebuah model yang sederhana telah dipahami, para pembuat keputusan dapat segera memahami masalah yang lebih kompleks.

·         Mempermudah komunikasi. Dengan memanfaatkan model, dua pihak dapat berkomunikasi dengan lebih cepat dan lebih baik, dengan tingkat kesalahan yang rendah.

·         Memprediksi masa depan.

Keunggulan Model

·         Proses pembuatan model merupakan proses belajar bagi para pembuat keputusan yang belum berpengalaman.

·         Dengan perancangan model, akan lebih banyak waktu yang tersedia untuk mencari alternatif jalan keluar dari berbagai masalah yang timbul.

·         Model dapat memberikan perkiraan masa mendatang.

·         Model dapat menghemat biaya, dengan mengurangi atau bahkan meniadakan coba-coba.

Kelemahan Model

·         Perancangan model tidak selalu mudah, meskipun oleh pembuat keputusan dan perancang sistem yang sudah berpengalaman.

·         Perancangan model memerlukan keahlian matematis dan pengetahuan pembuatan keputusan, sehingga akan sulit dilakukan oleh pembuatan keputusan yang belum berpengalaman.

Simulasi

Model belum bermanfaat kalau belum digunakan. Proses menggunakan model untuk menganalisis suatu keputusan disebut simulasi. Menerapkan berbagai kondisi atau data dalam suatu simulasi disebut dengan skenario. Simulasi sangat diperlukan agar seorang pembuat keputusan merasa yakin dengan keputusan yang diambilnya.

C.      KONSEP SPK

Menurut Gorry dan Scott Morton (1971), sistem informasi yang hanya menangani satu atau sedikit masalah pembuatan keputusan akan memberikan bantuan yang lebih baik kepada seorang manajer. Gorry dan Scott Morton juga menjadi orang yang mulai memperkenelkan istilah Decision Support System (DSS) untuk menjelaskan sistem informasi yang dapat memandu keputusan para manajer.

Sistem informasi yang diperlukan oleh masing-masing tingkatan manajer memiliki karateristik yang berbeda. Semakin rendah tingkatan manajemen, sistem informasinya akan semakin terstruktur, yaitu sistem pengolahan transaksi. Semakin tinggi tingkatan manajemen, semakin dekat dengan sistem pemandu keputusan.

		Tingkatan Manajemen
		Operasional	Pengendalian	Strategis
Struktur Masalah	Terstruktur	Piutang dagang Penerimaan order Pencatatan persediaan	Analisis anggaran Forecasting jangka pendek	Pengaturan transportasi barang Penyimpanan barang di gudang
	Semi-terstruktur	Penjadwalan produksi Manajemen kas	Analisis selisih Penyususnan anggaran	Merger dan akuisisi
	Tidak terstruktur	Analisis PERT	Proses produksi Pemasaran	Perncangan prodek baru Litbang (R& D)

D.     Komponen SPK

Komponen SPK pada dasarnya adalah sebagai berikut:

a.      Basis data, yang berasal dari sumber internal (dicatat oleh perusahaan dari berbagai transaksi yang selama ini terjadi) dan dari sumber eksternal (diambil oleh perusahaan, misalnya dari industri, data statistik, dan data dari peraturan pemerintah).

b.      Model dan pengetahuan mengenai masalah dan keputusan yang harus diambil.

c.       Berbagai perangkat analisis, yang digunakan untuk mencari jalan keluar terbaik. Perangkat analisis tersebut misalnya adalah:

Ø  What if analysis. Analisis ini digunakan untuk mengetahui apa yang terjadi apabila satu atau beberapa variabel berubah.

Ø  Sensivity analysis. Analisis ini digunakan untuk mengetahui pengaruh perubahan suatu variable terhadap variabel yang lain.

Ø  Goal-seeking analysis. Analisis ini digunakan untuk mencari solusi terbaik dari suatu masalah.

Ø  Optimization analysis. Analisis ini digunakan untuk mencari solusi yang paling menguntungkan bagi perusahaan, dan mirip dengan goal-seeking analiysis.

Laporan ada tiga jenis ,yaitu :

·         Laporan Rutin (periodic report), yang diterbitkan dan disediakan secara berkal,memuat informasi yang sudah standar, sehingga jarang di perlukan oleh manajemen puncak.

·         Laporan pengecualian (exception report), yang disediakan apabila terjadi kondisi yang menyimpang dari kebiasaan.

·         Laporan atas permintaan (on-demand report), yaitu laporan yang disediakan apabila manajemen memintanya.

E.      Tahap Pembuatan Keputusan

Menurut Herbert A .Simon, pembuatan keputusan melibatkan empat langkah:

Intelligence

Design

                                                                                                                         

Choice

Implementation

ü  Tahap intelligence adalah tahap pengakuan adanya masalah. Masalah dapat merupakan persoalan maupun kesulitan yang muncul dalam kehidupan organisasi,atau dapat juga persoalan yang ditimbulkan sendiri oleh pembuat keputusan. Tahap intelligence merupakan tahap yang paling penting dari tahap yang paling penting dari tahapan-tahapan pembuatan keputusan yang lain.

ü  Tahap design adalah tahap perancangan berbagai alternatif yang akan dipilih.

ü  Tahap choice adalah tahap memilihsalah satu diantara berbagai alternatif yang sudah disiapkan dalam tahap design.

ü  Tahap implementation. Setelah memutuskan untuk memilih salah satu alternatif, maka manajemen akan melaksanakan keputusan itu.

F.       Metode pemilihan alternatif

Manajemen tidak selamanya dapat memilih keputusan yang terbaik,disebabkan karena adanya factor. Keputusan yang diambil oleh manajemen,akan merupakan salah satu diantara tiga keputusan berikut ini:

1.      Model  Optimization, digunakan untuk mencapai hasil yang lebih baik.

2.      Model Satisficing, membuat keputusan tanpa mempertimbangkan alternatif, dan keputusan yang dibuat belum tentu merupakan alternatif yang paling baik, karena keputusan yang paling baik, mungkin  sulit sekali diperoleh..

3.      Model heuristic. Adalah keputusan yang diambil berdasarkan keputusan yang sudah baku.

G.     Kesalahan dalam pembuatan keputusan

Kesalahan pembuatan keputusan ada beberapa macam,diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Kesalahan analisis : yaitu salah mengenali masalah ,sehingga keputusan yang dibuat juga salah.

2.      Kesalahan : melihat waktu (yang baru saja dialamibila bulan berikutnya).

3.      Kesalahan : sudut pandang tidak berubah. Perusahaan beranggapan bahwa pihak yang paling menentukan suksesnya penjualan adalah pramuniaga (sales person), oleh karenanya manajemen memberikan bonus yang menarik kepada semua pramuniaga. Padahal banyak pihak lain yang terkait dengan keberhasilan penjualan,yaitu karyawan bagian produksi (yang menentukan kualitas produksi), bagian kredit (yang bertugas mencatat tagihan masing-masing pelanggan),dan bagian servis (yang bertugas melayani perbaikan dan perawatan barang setelah penjualan).

4.      Kesalahan : terlalu percaya diri. Karena terlalu percaya diri akan menyebabkan manajemen kurang mempertimbangkan hal-hal yang seharusnya dipertimbangkan.

H.     OLAP (On Line Analytical Procedure)

SPK tidak memiliki standar,sehingga setiap perusahaan dapat membangun sesuai dengan kebutuhan para pemakainya. Pemakai SPK kebanyakan adalah para manajer puncak, yaitu para pembuat keputusan tidak terstuktur. Keputusan ini relatif jarang diambil,tetapi lingkupnya luas.

Keputusan tidak terstruktur merupakan keputusan yang tidak mudah diambil. Manajemen puncak harus melakukan analisis dengan baik. Analisis tidak lain adalah memilih berbagai hasil terbaik dan simulasi yang dilakukan oleh manajer. Dalam melakukan analisis, manajemen memerlukan basis data, baik yang berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar.

Agar analisis dapat dilakukan dengan cepat, perlu dilakukan secara on-line, yaitu dengan memanfaatkan komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Analisis yang dilakukan secara on-line ini disebut dengan istilah OLAP atau On-Line Analytical Procedure.

OLAP sangat memerlukan basis data, baik yang berasal dari dalam maupun luar perusahaan. Basis data bisa saja berada di beberapa tempat terpisah,tetapi tetap harus dapat diakses melalui server.

Pembuatan keputusan menggunakan sebuah terminal yang sudah dilengkapi dengan program komputer yang juga sudah mendukung OLAP.